ネットワーク更改、記録業務見直しによる介護業務効率の向上

導入以​前の課題

施設間でのデータ共有、古いサーバーにあるファイルの扱いに困っていた

当法人特養施設の他に江戸川区内に事業所が2拠点あります。当施設には10年以上前に介護記録ソフトを導入した際のサーバーを使用していたのですが、管理体制や担当が決まっておらず、入れ替えるたびに業者を変えていたので、一度ダウンしてしまうと、ひどい時は丸2日間業務が止まってしまうこともありました。介護ソフトをクラウドシステムに移行したことに伴い、介護システムの問題は解消されましたが、他のデータはサーバーが立ち上がったとしても壊れた個所の部品の調達ができなかったり、バックアップもできていなかったりということから、いつ止まってもおかしくない状態でファイルやデータの取扱いに困っていました。

他にも、当施設の上層フロアには無線環境が構築されていないので、コロナ禍でのオンライン面談が難しかったことなど、ネットワーク面でも問題を抱えていました。

各機器導入後、ネットワーク更改後に感じた効果

データ共有はスムーズに、わずらわしいサーバー管理からも解放された。

古いサーバーについては、NASの導入によりデータのバックアップといった煩わしいサーバー管理が無くなり、運用がとても楽になりました。

古いサーバーの時は全て業者任せにしていましたが、複数の業者が関わっていたためバックアップが取れておらず、故障すると業者の間をたらい回しにされ、どこに頼むか？ということから困っていましたが、NASの導入によってバックアップやシステム復旧が業者を通さなくても社内でやりやすくなったのは大きなメリットだと思います

オンライン面談についても、本来なら無線環境の構築には高額な費用がかかるのですが、国のコロナ対策支援金を活用したので、最低限の設備を構築することができました。

各機器、ネットワークを活用した今後の展望

ネットワークを活用して、スタッフの負担減と利用者様、ご家族様が安心できる体制を整えたい

現在、施設内のネットワーク構築についてコムコさんに相談しアドバイスを頂いたところです。
すぐろくタブレットを各フロアに2台ずつ配置しているので、将来的にナースコールとカメラを連動させて、ご利用者がコールした時にご利用者の様子を手元のタブレットで見られるなど、そういったシステムも導入できれば良いですね。
事前にご利用者の様子をカメラ映像で確認しすることで、対応できることも増えスタッフの負担軽減につながるのではないかと思っています。

各機器導入、ネットワーク更改を検討されている他施設様へ一言

導入後はやれることが格段に増える。最初から導入することをおすすめしたい

今回当施設もIT化に伴い、介護記録を紙媒体からタブレットによる電子媒体に変更しペーパーレス化にしました。しかし今まで紙ベースで業務をしてきた流れや職員一人ひとりの理解の違いもあり、すぐにといった受け入れも難しく、その都度出てくる課題や各部署との調整をしながら少しずつ進めているところです。もし介護施設をこれから立ち上げる場合は、最初から施設ケア記録支援ソフトや各種システムを導入した方が現場もスムーズに受け入れることができると思います。

介護の世界でも医療・介護など多職種が連携を取り専門的な意見を出し合うことでご利用者にとって最適な支援ができるように、IT化を進めるうえでプロの方に相談することで、現在あるリソースを活かし、無線環境の構築が可能か等の検証など最新の技術も含めアドバイスを頂くことができます。それにより『新しくできる』可能性の幅も変わってくると思います。
今回、サーバーの管理で大変苦労したので、親身になって相談に乗ってくれる会社や販売店を通じて不明な点の説明を受けてみるところから始めてみてはいかがでしょうか。

これからになりますが、すぐろくタブレットの導入によるIT化が正式に動きだしたとき、これまでできなかったことや、業務の効率化が可能になるのではと思います。