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「見直し」による生産性向上

ネットワーク更改、記録業務見直しによる介護業務効率の向上

社会福祉法人 健修会 特別養護老人ホーム 清心苑様 事例

  • 職員様向けソリューション
  • ~100床

顧客名

社会福祉法人 健修会
特別養護老人ホーム 清心苑様

導入先の概要

特別養護老人ホーム 清心苑 は江戸川区のほぼ中央に位置し、入所定員が136名、短期入所定員が14名の合計150床で江戸川区内でも大規模な施設です。特別養護老人ホームをはじめ短期入所生活介護、通所介護、居宅介護支援事業の介護保険サービスのほか江戸川区の委託事業、地域の皆様、高齢者の方の相談などを行っております。

入所 入所定員 136名・短期入所定員 14名
職員数:244名(常勤専従者)
所在地:〒115-0053 東京都江戸川区西一之江4丁目9-24

URL:ホームページはこちら

導入の経緯

2018年介護ソフト用のサーバー老朽化に伴う、外部ハードディスクへのバックアップ設定や、旧機器周辺の整線作業から始まり、区内にある包括支援センターとのVPN構築からお付き合いが始まりました。その後も、老朽化サーバーからNASへの入替、コロナ禍においてはオンライン面会環境構築や、介護ソフトの記録オプションに至るまで業務効率向上のためのお手伝いをさせて頂いております。

ユーザの声

「社会福祉法人 健修会 清心苑」様とは2019年からお付き合いさせていただいています。今回はこれまで多くのご相談をさせていただいています馬上様と島袋様のお話しを伺ってきました。

事務課 馬上英樹 様

導入以​前の課題

施設間でのデータ共有、古いサーバーにあるファイルの扱いに困っていた

当法人特養施設の他に江戸川区内に事業所が2拠点あります。当施設には10年以上前に介護記録ソフトを導入した際のサーバーを使用していたのですが、管理体制や担当が決まっておらず、入れ替えるたびに業者を変えていたので、一度ダウンしてしまうと、ひどい時は丸2日間業務が止まってしまうこともありました。介護ソフトをクラウドシステムに移行したことに伴い、介護システムの問題は解消されましたが、他のデータはサーバーが立ち上がったとしても壊れた個所の部品の調達ができなかったり、バックアップもできていなかったりということから、いつ止まってもおかしくない状態でファイルやデータの取扱いに困っていました。

他にも、当施設の上層フロアには無線環境が構築されていないので、コロナ禍でのオンライン面談が難しかったことなど、ネットワーク面でも問題を抱えていました。

各機器導入後、ネットワーク更改後に感じた効果

データ共有はスムーズに、わずらわしいサーバー管理からも解放された。

古いサーバーについては、NASの導入によりデータのバックアップといった煩わしいサーバー管理が無くなり、運用がとても楽になりました。

古いサーバーの時は全て業者任せにしていましたが、複数の業者が関わっていたためバックアップが取れておらず、故障すると業者の間をたらい回しにされ、どこに頼むか?ということから困っていましたが、NASの導入によってバックアップやシステム復旧が業者を通さなくても社内でやりやすくなったのは大きなメリットだと思います

オンライン面談についても、本来なら無線環境の構築には高額な費用がかかるのですが、国のコロナ対策支援金を活用したので、最低限の設備を構築することができました。

 

各機器、ネットワークを活用した今後の展望

ネットワークを活用して、スタッフの負担減と利用者様、ご家族様が安心できる体制を整えたい

現在、施設内のネットワーク構築についてコムコさんに相談しアドバイスを頂いたところです。
すぐろくタブレットを各フロアに2台ずつ配置しているので、将来的にナースコールとカメラを連動させて、ご利用者がコールした時にご利用者の様子を手元のタブレットで見られるなど、そういったシステムも導入できれば良いですね。
事前にご利用者の様子をカメラ映像で確認しすることで、対応できることも増えスタッフの負担軽減につながるのではないかと思っています。

各機器導入、ネットワーク更改を検討されている他施設様へ一言

導入後はやれることが格段に増える。最初から導入することをおすすめしたい

今回当施設もIT化に伴い、介護記録を紙媒体からタブレットによる電子媒体に変更しペーパーレス化にしました。しかし今まで紙ベースで業務をしてきた流れや職員一人ひとりの理解の違いもあり、すぐにといった受け入れも難しく、その都度出てくる課題や各部署との調整をしながら少しずつ進めているところです。もし介護施設をこれから立ち上げる場合は、最初から施設ケア記録支援ソフトや各種システムを導入した方が現場もスムーズに受け入れることができると思います。

介護の世界でも医療・介護など多職種が連携を取り専門的な意見を出し合うことでご利用者にとって最適な支援ができるように、IT化を進めるうえでプロの方に相談することで、現在あるリソースを活かし、無線環境の構築が可能か等の検証など最新の技術も含めアドバイスを頂くことができます。それにより『新しくできる』可能性の幅も変わってくると思います。
今回、サーバーの管理で大変苦労したので、親身になって相談に乗ってくれる会社や販売店を通じて不明な点の説明を受けてみるところから始めてみてはいかがでしょうか。

これからになりますが、すぐろくタブレットの導入によるIT化が正式に動きだしたとき、これまでできなかったことや、業務の効率化が可能になるのではと思います。

医務課 島袋優子 様

施設ケア記録支援ソフトを導入する前の課題

紙媒体の記録がメインで、スタッフ同士の情報共有や連携が滞りがちだった

施設ケア記録支援ソフトを導入する前は、申し送り事項をノートに書いたままだったり、口頭で済ませたりしていたので、利用者様の様子や入院前の情報連携がスムーズに行かないことに不便を感じていました。
他部署まで足を運んで、「介護記録を見せて」というと、相手の仕事の手を一度止めてもらわなければなりません。 頼んだ方も待たされるので、お互いに時間をとられてしまうのが大きな課題でした。

スタッフステーションにはパソコンを設置していましたが、紙で残すという昔ながらの風習が残っていたことに加え、パソコンの起動にかなりの時間がかかっていたので、ペーパーレス化がほとんど進んでいませんでした。
パソコンを利用していたのも一部のスタッフのみで、紙の記録ならではの弊害が業務にかなりの支障を来していたと思います。

施設ケア記録支援ソフト導入後に感じた効果

情報共有の手間の削減に加え、利用者様の変化にすぐ気づけるようになった

すぐろくTabletを導入してからは、利用者様のバイタルや食事、入浴時の記録などを一括入力できるようになったので、記録時間を大幅に短縮できました。
過去の記録はもちろん、入力したばかりの最新データも他のスタッフとリアルタイムに共有できるようになったので、申し送りの手間が省けたことに加え、気づきや振り返りも円滑に行えるようになったと思います。
たとえば水分の摂取が少ないとか、食事の量が減っているとか、そういう情報をトータルで見られる状態になったことで、利用者様の変化にいち早く気づけるようになりましたね。

タブレットはパソコンに比べると操作が簡単なので、それまでパソコンをうまく扱えなかったスタッフからも「これなら私でもできそう」と抵抗なく受け入れられたのも、スムーズに導入できた要因のひとつだと思います。

施設ケア記録支援ソフトを活用した今後の展望

蓄積したデータを活用し、より適切な対応を追求していきたい

当施設では、基本的に利用者様を長期にわたってみることになるので、今後は施設ケア記録支援ソフトで蓄積したデータを活用して、統計をもとにした分析なども行えるようになるのではないかと思っています。
たとえば「去年も同じことがあって、だから現在もこういう状態になっている」というように、事例からある程度の結果を導き出せるようになれば、より適切な対応を行うことができます。

現在はソフトを導入して間もないため、データの蓄積量が少ないので、統計や分析までは至っていませんが、データ量が増えてくれば可能になると期待しています。

施設ケア記録支援ソフトを検討されている他施設様へ一言

人手不足が深刻化している介護業界にICTツールは不可欠。信頼できるパートナー探しを

介護業界は慢性的な人材不足に陥っていて、どこも日常業務に追われていると思います。

入力や情報共有の手間を省けるすぐろくTabletのようなICTツールを導入するのは、介護施設では不可欠になると考えています。
ただ、どんなツールを導入すれば自分たちの課題や問題を解決できるか、初めての場合はわからないことも多いかと思います。
まずは自分の施設での困り事や、やりたいことを相談できるパートナーを見つけて、問い合わせてみることをおすすめします。

プロの方と協力し合えば、自分の施設に合ったツールやサービスを適切に導入し、業務の効率化につながるのではないでしょうか。

課題

  • 拠点間情報共有を図りたい
  • データ管理を軽減したい
  • 介護記録・情報連携向上

解決策

  • ネットワーク環境見直し(VPN環境構築)
  • ファイル管理用サーバー入替(NAS導入による管理軽減)
  • リアルタイム性のある介護記録ソフトを導入(すぐろくTabletによる利便性向上)

導入構成図

納入した製品

製品カテゴリ 製品名・型番 概要 お問い合わせ
特養 記録・請求システム 介護老人福祉施設管理システム SP 特養内のあらゆる業務を管理 お問い合わせ
特養 記録・請求システム すぐろくTablet(特養) ケア記録支援ソフト お問い合わせ
通所 記録・請求システム ケア記録オプション(通所介護) 業務日誌、各種報告書の作成 お問い合わせ
VPN構築 RTX830 VPNルーター お問い合わせ
ネットワーク構築 AC2600 デュアルバンド 無線LANルーター お問い合わせ
ネットワーク構築 AC1750 無線LAN中継器 無線LAN中継器 お問い合わせ
ハード機器・サーバー TeraStation TS3220DNシリーズ 2ベイデスクトップNAS 4TB NASサーバー お問い合わせ
ハード機器・PC、タブレット アップル 第9世代iPad(10.2インチ) 64GB タブレット端末 お問い合わせ

今後の展望

将来的にナースコールとカメラを連動させて、ご利用者がコールした時にご利用者の様子を手元のタブレットで見られるといったシステムをご提案させていただく。
事前にご利用者の様子をカメラ映像で確認しすることで、対応できることも増えスタッフの負担軽減につながる。
HitomeQ ケアサポート 
LiveOn

担当者のコメント

施設内利便性向上のための介護ソフトオプション等のご提供、それに伴うタブレット導入、また費用をあまりかけずに無線環境構築をさせていただくなどの提案をお客様にもご協力いただきながら、ご納得いただいたうえで導入いただいております。今後は、「見守り」をキーワードとしたご提案をお客様のご要望・ご協力とともに進めていきたいと思います。

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