【介護職員必見】介護システムの選び方は？おすすめから選び方まで紹介！

「介護システムの導入を検討しているけれど、種類が多すぎてどれを選べば良いか分からない…」
「自施設に本当に合ったシステムを見つけて、業務をもっと効率化したい！」

介護施設の運営において、介護システムは今や欠かせないツールです。しかし、数多くの製品の中から最適なものを選ぶのは簡単なことではありません。機能、費用、サポート体制など、比較すべき項目は多岐にわたり、選定を誤ると導入後に「こんなはずでは…」と後悔してしまう可能性も。

この記事では、介護システムの導入で失敗しないために、知っておくべき基本的な知識から、具体的な選び方のポイント、導入の流れ、そしてよくある失敗例とその対策まで、網羅的に分かりやすく解説します。この記事を読むことで、あなたの施設にぴったりの介護システムを見つけ、日々の業務負担軽減、そしてより質の高いケアの実現に繋がるはずです。

■介護システムとは？

介護システムとは、介護保険制度に基づく介護サービスの提供記録、利用者情報の管理、介護報酬の請求といった、介護事業所の運営に不可欠な業務を支援するためのソフトウェアやITシステム全般を指します。手作業で行っていた記録業務をデジタル化し、請求業務を自動化することで、業務の大幅な効率化を図ることができます。

また、利用者情報を一元管理し、職員間でリアルタイムに共有することで、より質の高い、きめ細やかなケアの提供にも繋がります。近年では、単に記録や請求業務をこなすだけでなく、経営分析や多職種連携支援など、より高度な機能を備えたシステムも登場しています。

■介護システムの基本的な機能

介護システムが担う中核的な役割は、介護現場の複雑な事務作業を簡素化し、職員が本来のケア業務に集中できる環境を整えることです。主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。

• 利用者情報の管理:氏名、年齢、住所、認定情報、アレルギー、既往歴、家族構成といった利用者の基本情報を一元的に管理します。
• ケアプラン作成支援:アセスメントからケアプラン（第1表～第7表など）の作成、モニタリングまでを支援します。文例集や過去事例の参照機能があるものも便利です。
• 介護記録の作成・管理:バイタル、食事摂取量、排泄、入浴、レクリエーション参加状況など、日々のケア内容を記録します。タブレットやスマートフォンからの入力、音声入力に対応したシステムもあります。
• 介護保険請求業務:国民健康保険団体連合会（国保連）への介護給付費請求（レセプト作成）、利用者負担分の請求書作成などを自動で行います。返戻を防ぐためのエラーチェック機能も重要です。
• 情報共有・コミュニケーション支援:職員間の申し送り事項、ケア内容の変更点などをシステム上で共有し、チームケアを円滑にします。

これらの機能により、転記作業の削減、書類作成時間の短縮、請求ミスの防止といった効果が期待できます。

■介護システム導入による3つの大きなメリット

介護システムを導入することで、介護事業所は具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。ここでは代表的な3つのメリットをご紹介します。

〇業務負担の大幅な軽減と効率化

これまで紙ベースで行っていた記録や情報共有、複雑な計算が必要だった請求業務などをシステム化することで、作業時間を大幅に削減できます。例えば、介護記録を入力すれば、それが自動的に関連書類や請求データに反映されるため、二度手間や転記ミスがなくなります。これにより、職員は煩雑な事務作業から解放され、心身の負担軽減に繋がります。

〇ヒューマンエラーの削減とコンプライアンス強化

手作業による記録や計算は、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすいものです。請求金額の間違いや、記録の記載漏れなどは、事業所の信頼低下や行政指導のリスクにも繋がります。介護システムを導入することで、計算の自動化や入力チェック機能により、これらのミスを未然に防ぐことができます。また、法改正や制度変更にもシステムが迅速に対応するため、常に最新の基準に基づいた適切な運営が可能となり、コンプライアンスの強化に繋がります。

〇利用者へのケア提供時間の増加と質の向上

事務作業の時間が短縮されることで、職員は利用者一人ひとりと向き合う時間をより多く確保できるようになります。これは、利用者とのコミュニケーションを深め、個別のニーズに応じた質の高いケアを提供するために非常に重要です。また、システムによって利用者情報が正確かつ迅速に共有されることで、多職種連携がスムーズになり、よりチームとしての一体感を持ったケアが実現できます。

■失敗しない介護システムの選び方

「どの介護システムを選べば良いか分からない…」そんな悩みを抱える方は少なくありません。数ある製品の中から自施設に最適なシステムを見つけ出すためには、いくつかの重要な比較ポイントを押さえておく必要があります。

ここでは、失敗しないための8つのポイントを詳しく解説します。これらのポイントを参考に、自施設の状況やニーズに合わせて優先順位を考えながら比較検討を進めていきましょう。

ポイント1：自施設の課題と導入目的を明確にする

介護システム導入を検討する最初のステップは、「なぜシステムを導入したいのか」「システムを使って何を解決したいのか」を明確にすることです。

例えば、「毎月の請求業務に時間がかかりすぎている」「記録の重複入力が多くて非効率だ」「職員間の情報共有がうまくいっていない」といった具体的な課題を洗い出してみましょう。そして、それらの課題を解決することで、「請求業務の時間を半分にしたい」「記録時間を削減して利用者と関わる時間を増やしたい」「申し送り漏れをなくしたい」といった導入目的を設定します。

この課題と目的が明確であればあるほど、システムに求める機能や選定基準が具体的になり、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

ポイント2：必要な機能を過不足なく見極める

介護システムには、記録、請求、計画作成、情報共有、勤怠管理、経営分析など、多種多様な機能があります。しかし、機能が多ければ多いほど良いというわけではありません。自施設の規模やサービス種別、そしてポイント1で明確にした課題と目的に照らし合わせて、本当に必要な機能は何かを見極めることが重要です。

無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際に操作しながら「この機能は本当に使うか？」「この機能で課題は解決できるか？」を吟味しましょう。

ポイント3：提供形態（クラウド型・オンプレミス型）を理解する

介護システムの提供形態は、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。それぞれの特徴を理解し、自施設に合った形態を選びましょう。

ポイント4：導入・運用コストと予算を照らし合わせる

介護システムの導入には、初期費用だけでなく、月額利用料、保守費用、オプション機能の追加費用、法改正対応時のバージョンアップ費用など、継続的に発生する運用コストも考慮に入れる必要があります。

「初期費用が安いから」という理由だけで選んでしまうと、後から高額な月額費用や追加費用が発生し、結果的に予算オーバーになってしまうことも。必ず複数のメーカーから見積もりを取り、総コストを比較検討しましょう。

また、国や自治体が実施しているICT導入補助金や助成金制度を活用できないかも確認してみましょう。これらの制度を利用することで、導入コストの負担を軽減できる場合があります。

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ポイント5：サポート体制の手厚さを確認する

介護システムは導入して終わりではなく、日々の運用の中で様々な疑問やトラブルが発生する可能性があります。そのため、メーカーのサポート体制が充実しているかは非常に重要なポイントです。具体的には、以下のような点を確認しましょう。

• 導入時のサポート:システムの初期設定やデータ移行などを支援してくれるか。
• 操作研修:職員向けの操作研修を実施してくれるか（集合研修、オンライン研修、訪問指導など）。
• 問い合わせ対応:電話、メール、チャット、リモートサポートなど、どのような問い合わせ方法があるか。対応時間はどうか（平日のみ、土日祝も対応など）。
• 法改正への対応:介護保険制度の改正時に、システムが迅速かつ確実に対応してくれるか。追加費用が発生する場合はその内容。
• マニュアルやFAQの充実度:分かりやすい操作マニュアルや、よくある質問とその回答が整備されているか。

安心してシステムを使い続けるためには、困ったときに迅速かつ的確なサポートを受けられるメーカーを選ぶことが大切です。

ポイント6：操作性と職員のITリテラシーを考慮する

どんなに高機能なシステムでも、実際に使う職員が操作しにくいと感じたり、使いこなせなかったりしては意味がありません。特に介護現場では、IT機器の操作に不慣れな職員も少なくないため、誰にでも直感的に分かりやすく、簡単に操作できるシステムを選ぶことが重要です。
デモ画面を見たり、無料トライアルを利用したりして、実際にシステムに触れてみましょう。その際には、以下の点などを確認します。

• 画面の見た目や文字の大きさは適切か。
• 操作手順は分かりやすいか、クリック数は多くないか。
• 入力項目は探しやすく、入力しやすいか。
• レスポンス速度は快適か。

可能であれば、実際にシステムを利用する複数の職員にも操作してもらい、意見を聞いてみましょう。現場の職員が「これなら使えそう」と感じられるシステムを選ぶことが、導入後のスムーズな定着に繋がります。

ポイント7：セキュリティ対策と情報管理体制をチェックする

介護システムでは、利用者の氏名、住所、病歴、ケア内容といった非常に機微な個人情報を大量に扱います。そのため、情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が万全であるかは、システム選定における最重要項目の一つと言えるでしょう。

具体的には、通信経路や保存データの暗号化、職員ごとのID・パスワードによるアクセス制限、定期的なバックアップ体制、不正アクセス対策としてのファイアウォールや侵入検知システムの導入、さらには個人情報保護法の遵守状況などを確認する必要があります。

クラウド型システムの場合は、データセンターのセキュリティ水準やサービス提供事業者の信頼性も忘れずにチェックしましょう。

ポイント8：API連携による外部機器との拡張性を確認する

近年の介護現場では、介護システム単体だけでなく、見守りセンサーやナースコール、バイタル測定機器、AIカメラといった様々なICT機器が導入されるケースが増えています。これらの外部機器や、医療機関が利用する電子カルテシステム、あるいは会計ソフトなど他の業務システムと、介護システムがAPI（Application Programming Interface）などを通じてスムーズに連携できるかどうかは、将来的な業務効率化やケアの質向上において非常に重要なポイントです。

システム選定時には、現在利用している、あるいは将来的に導入を検討している外部機器やシステムとの連携実績があるか、連携によってどのようなデータがどのように活用できるのかを具体的に確認しましょう。API連携の柔軟性や拡張性が高いシステムを選ぶことで、将来的な業務プロセスの変更や新しい技術の導入にも対応しやすくなり、介護システムをハブとしたより高度なデータ活用や業務最適化が期待できます。

ワイズマンの介護・福祉向け製品は、介護保険サービス全体を支援する豊富なラインナップが特徴です。確実な請求処理やケア記録のタブレット対応はもちろん、LIFEの様式入力・出力にも対応しています。医療・介護・福祉のICT化を長年サポートしてきたノウハウを活かし、お客様のニーズに合わせたトータルサポートを提供。インターネット環境があれば利用できるASPサービスで、メンテナンス作業の負担も軽減します。多くの事業所様にご利用いただいている信頼のシステムです。

介護・福祉向け製品｜製品一覧｜医療と介護・福祉のワイズマン

■介護システム導入の具体的な流れ

介護システムの導入を成功させるためには、計画的な準備と手順を踏むことが大切です。ここでは、情報収集から運用開始までの一般的な流れを5つのステップに分けて解説します。

各ステップで何をすべきか、どんな点に注意すれば良いかを把握し、スムーズな導入を目指しましょう。

ステップ1：情報収集と複数メーカーのリストアップ

まずは、どのような介護システムがあるのか、情報収集から始めます。インターネットで「介護システム 選び方」「介護ソフト 比較」といったキーワードで検索したり、介護関連の展示会やセミナーに参加したりするのも有効です。

また、同業の施設ですでにシステムを導入している場合は、実際に使ってみた感想やおすすめのメーカーを聞いてみるのも良いでしょう。情報収集の過程で、いくつかの候補となるメーカーが見つかったら、それぞれのウェブサイトで製品の概要、主な機能、導入事例などを確認し、リストアップしていきます。この段階では、あまり絞り込みすぎず、幅広く情報を集めることがポイントです。

ステップ2：資料請求とデモンストレーションの依頼

リストアップしたメーカーの中から、特に気になるシステムについては、詳しい資料を請求しましょう。送られてきたカタログやパンフレットを比較検討し、自施設の課題や目的に合致しそうなシステムを数社に絞り込みます。

次に、絞り込んだメーカーに対して、製品のデモンストレーションを依頼します。デモンストレーションは、メーカーの担当者が実際にシステムを操作しながら機能や特徴を説明してくれるもので、オンライン形式や訪問形式があります。この機会に、疑問点や不安な点を直接質問し、システムの具体的なイメージを掴みましょう。

ステップ3：無料トライアルの活用と評価

可能であれば、無料トライアル（お試し利用）ができるシステムを選び、実際に自施設の業務で使ってみることを強くおすすめします。カタログやデモンストレーションだけでは分からなかった操作性や、自施設の業務フローとの相性などを確認することができます。

トライアル期間中は、実際に記録入力や請求業務などを試してみましょう。できれば、複数の職員（特にIT機器に不慣れな職員や、システム導入に懐疑的な職員など）にも協力してもらい、使い勝手や改善点などのフィードバックを集めます。事前に「評価項目リスト（例：画面の見やすさ、入力のしやすさ、欲しい機能の有無、サポートの responsiveness など）」を作成しておくと、客観的かつ効率的に評価できます。

ステップ4：見積もり取得と契約条件の確認

トライアルの結果や評価をもとに、導入するシステムを最終候補に絞り込み、複数のメーカーから正式な見積もりを取得します。見積もり書では、初期費用、月額利用料、オプション費用、サポート費用など、費用の内訳を詳細に確認しましょう。

価格だけでなく、契約期間、支払い条件、解約時の条件、バージョンアップの際の費用負担、サポートの範囲と内容など、契約条件もしっかりと確認することが重要です。不明な点や曖昧な点は必ずメーカーに質問し、納得のいくまで説明を求めましょう。

ステップ5：導入準備と職員研修の実施

契約が完了したら、いよいよシステム導入に向けた準備開始です。メーカーの担当者と協力しながら、導入スケジュールを策定し、データの移行作業（既存システムや紙媒体からのデータ入力など）、院内ネットワークや端末の設定などを行います。

並行して、職員向けの操作研修を実施します。研修は、全職員がスムーズにシステムを使いこなせるようになるための重要なプロセスです。メーカーが提供する研修プログラムを活用したり、施設内で研修担当者を決めて集中的に指導したりするなど、自施設に合った方法で進めましょう。研修後も、フォローアップ研修やOJT（On-the-Job Training）を実施することで、システムのスムーズな定着を促すことができます。

■市場シェアの高いおすすめ介護ソフト

介護ソフトについては際限ないと言っても過言ではなく情報が溢れ返っています。情報収集するにも介護ソフトがたくさんありすぎて…とお困りの場合は、施設系介護ソフトといえば必ず名前が出されるシェアの高いメーカー製品情報を仕入れてみてはいかがでしょうか？

 1.ワイズマン

介護ソフト業界では後述のNDソフトウェアと並ぶ両雄の一つです。
介護保険制度が始まる以前より措置費時代のシステム構築で定評があり、特に介護老人保健施設（老健）でのシェアは群を抜いています。（老健シェア6割！）
クラウド型システム（IDC）でも先行して市場に製品投入をしており、堅固なデータセンターでお客様のデータを安全に守ることができます。強みを集約すると以下になります。

• 長年にわたるノウハウ
• 医療・介護連携での知見
• サポート体制充実

株式会社ワイズマン
介護老人保健施設管理システム SP
介護老人福祉施設管理システム SP

 2.NDソフトウェア

シェア率では常にワイズマンと鍔迫り合いをしているメーカーです。
おりしも上位2社は山形県、岩手県（ワイズマン）と東北に居を置くところも似通った両雄です。
昨今では特別養護老人ホーム（特養）における操作性のシンプルさが優位となりに他社競合案件においても採用されることが多いようです。
導入数は、47,600事業所※を超え、圧倒的なシェアを誇ります。（※介護福祉事業所数、その他、障がい者福祉事業所10,700事業所へ導入実績）
また、自社内での連携ソフト、連携デバイスが充実しているため介護業務全般に長けた介護ソフトメーカーです。強みとしては以下になります。

• 特養・障がい者施設へのシェア
• 充実した連携ソフト
• 旬を押さえた提案

NDソフトウェア　介護老人福祉施設

 3.ケアコネクトジャパン

旧社名　富士データ、旧製品名称　ちょうじゅ　として介護業界ではお馴染みのメーカーです。
ワイズマン、NDソフトウェアが介護請求を主たる機能と据えているのに対し、介護記録を充実させたことで、各種スマートデバイスとの連携をスムーズにし、若い介護職員の方々には「ウケ」の良い製品です。
また、マーケティング戦略が上手く、魅せる方法は介護業界内でも際立っています。

ケアコネクトジャパン

■まとめ

本記事では、最適な施設系介護ソフトとはなにか？施設の中でどのように使うことができるのかをご紹介しました。施設それぞれにあった介護ソフトを選ぶ際には、現場での使用しやすいことや、操作性が一番ですが、施設内全ての業務や、導入後のサポート体制についてもお考えいただくことも必要であるとご理解いただけたかと思います。

介護ソフト選びで今より業務を効率よく行うことが出来ることを願い、本記事が、介護ソフト選びの参考になりましたら幸いです。

最後までお読みくださり、ありがとうございました。

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