【施設事務長様必見!!】利用者家族様とのコミュニケーション向上の秘訣

「利用者家族様とのコミュニケーションはどうしたらいいか。。」
「ご家族にもっと関わりを持っていただくには。。」
そんな悩みを持たれる介護施設は多いようです。
利用者家族様との関わり方や、信頼関係を築くメリットについてご紹介します。

利用者家族様のニーズとは?

施設入居の利用者家族様のご心配ごとや、施設に何を求めているかを知ることで、利用者家族様と施設側のコミュニケーション向上、ひいては入居者様の施設に働く介護職員様との繋がりも強くなり、ケアサービスアップ⇒顧客満足度向上⇒外部評価へ直結します。

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施設側での課題をクリアするために

利用者家族様の介護で五つの大きな負担といわれる、
肉体的負担、精神的負担、時間的拘束、金銭的負担、情報の不足 が挙げられます。このうち、施設側で、利用者家族様の精神的負担を取り除く、情報の不足に対する対応 はすぐにできることと言えます。精神的負担を取り除く第一歩として、利用者家族様への接し方や言葉づかいにも気を使うべきですが、相手のあることですので、上手くコミュニケーションを取れないことも少なくないでしょう。
一方で大事なことは、できるだけ利用者家族様の立場に立って考えられること。
そして、利用者家族様の気持ちに理解を示し、傾聴できるかが大事だと思います。情報の不足に対しては、利用者家族様が施設来所した際の声掛けにより、服用薬や既往歴に基づく入居者様への施設内における対応をお知らせすることや、施設外においても利用者家族様の了解を得たうえでの、ICTを利用した情報提供(入居者様の日々のご様子をお知らせ、イベント写真を提供)ができることをお伝えし、リアルでもインターネット上でも利用者家族様と施設との「繋がり」を意識していただくことも大事なことだと思います。

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個人情報漏洩に注意しましょう

ICTを利用した情報提供については便利である一方で、インターネット回線を利用するため、個人情報保護の観点から情報漏洩しないことが大切です。
トラブルにならないように、ICT利用時の情報提供に関する通知については、個人情報取り扱いに関する「承諾書」を交わす等事前の備えが必要です。
また、情報提供するツール上に個人を明らかにするような大事な会話や、文章を残さないようにすることや、金融機関通帳や、重要書類を写真でアップロードするようなことが無いよに事前にお知らせすることも大切です。
ICT利用の各種ツール等で施されているセキュリティへの備えは対策していますが、個人情報保護の観点から利用者家族様及び施設側で相互に注意いただいたほうがよいでしょう。

会員サイトサービス便利機能! 2選

ここでは、利用者家族様と施設が共有できる会員サイトサービスの便利機能をご紹介します。

1.SNSを使った機能

ここでは、利用者家族様と施設が共有できる会員サイトサービスの便利機能をご紹介します。
1.SNSを使った機能
ICT利用のサービスはとかく準備に手間がかかり、接続する機器を用意したりする必要がありますが、使い慣れたSNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)を利用した入居者様の日々のご様子を伝えたり、イベント写真を共有できたりといったサービスがあります。
利用者家族様にも施設にも簡単で安価に、早速始められるサービスです。

2.家族手帳機能

入居したばかりの入居様の情報や、一時的にご自宅に戻る入居様等、日々のご様子を利用者家族様はすぐには分からないことが多くあります。
服用中のお薬や過去にかかった病気、担当ケアマネジャーの連絡先など入居者様に関する情報を施設と利用者家族様で共有できます。施設嘱託医師や、ご自宅のご近所の薬剤師に情報を伝えたいときも、履歴を確認しながら伝えることができます。

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笑顔

まとめ

いかがでしょうか。
利用者家族様とのコミュニケーション向上に寄与する情報をご紹介しました。
入居者様、利用者家族様、施設職員様、施設にとり「笑顔」が増える取り組みを本記事を通じ参考にしていただければ幸いです。

最後までお読みくださって、ありがとうございました。

【利用者家族様へのサービス向上とは?】オンライン面会成功の秘訣

2020年5月に厚生労働省はオンライン面会の導入を促す通知「高齢者施設等におけるオンラインでの面会の実施について」を発出しました。
新型コロナウィルス感染拡大防止策の一環として、オンライン面会を推奨しており、具体的な事例を上げて積極的なオンライン面会を推進しています。
本記事では介護施設におけるオンライン面会のためのお役立ち情報をお届けいたします。

施設側での課題とは?

オンライン面会で欠かせない準備として、「インターネット接続環境」が挙げられます。施設内のインターネット環境は整備しているものの、既に業務用(ネットバンキング等)として利用している環境でもあり、オンライン面会時に流れるパケット量(データ量)に耐えうる環境なのかどうかを見極める必要があります。インターネット検索で「速度」「ネット速度」と検索すると、インターネット速度を計測できるサイトがありますので、計測してみてください。
300Mbps程度の速度が出ている環境であれば問題無くオンライン面会をすることができるでしょう。

また、同時に行う面会数にも気を付ける必要があります。
複数組みのオンライン面会があれば当然ながらパケット量を逼迫しかねず、施設内業務への影響や他のオンライン面会への影響も避けられません。
加えて、入居者様側の立会い、オンライン面会操作のために職員様を割り振りしなくてはならないため介護現場への影響がないかどうかも考慮する必要があります。
実際に、オンライン面会を始めてみたものの、人手不足によりオンライン面会を中止された施設もあります。

利用者家族様の課題とは?

入居者居室での面会が禁止されても、施設1階ロビーやエントランスホールでのオンライン面会ができる施設は多くあります。その際に気を付けなくてはいけないのが、プライバシー確保です。施設には多くの人が出入りするため個室ではない共有スペースでの面会においては特に注意が必要です。
また、複数のオンライン面会者が一緒になる場合には、ディスタンスを取り、飛沫しないよう大声での面会をしない、マスク着用などの施設が実施している感染症拡大防止対策を順守する必要があります。

一方、施設自体への出入りを禁止されてしまう場合には、ご自宅から入居者様とのオンライン面会をする必要があります。
その際、ご自宅でのインターネット接続環境がご用意されているか確認する必要があります。オンライン面会をしている施設担当者へ事前のご相談をされると間違いありません。また、オンライン面会は一般回線である共用のインターネット回線を利用するため、個人情報を明らかにするような大事な会話や、画面上に金融機関通帳や、重要書類を出すことは避けていただいたほうがよいでしょう。

当然、オンライン面会ツール等で施されているセキュリティへの備えは対策していますが、個人情報保護の観点から注意いただいたほうがよいでしょう。

オンライン面会で気をつけるべきこと

・インターネット環境による遅延、タイムラグ
遅延、タイムラグが生じるため上手くコミュニケーションが取れないことがあります。入居者様のペースに合わせゆっくりと画面上でお話しされるといいでしょう。

・表情豊かに、身振り手振りも
声だけでのコミュニケーションでは上記のようにタイムラグが生じることで意思疎通が図れないことが多くあります。口元をはっきりみせる、目を大きく開けるなどの表情や、ボディーランゲージを大きく取ることで相手への伝わり方が変わります。元々、コミュニケーションは「言語コミュニケーション」と「非言語コミュニケーション」
に分別され、メラビアンの法則によれば、相手への印象に与える影響は、非言語コミュニケーション(聴覚・視覚)だけで93%と大勢を占め、影響が非常に大きいことがわかっています。

Zoom便利機能!? 3選

ここでは、オンライン面会ツールとして国内一番のシェアを誇る「Zoom」の便利な機能をご紹介します。

1.周辺機なしで録画・録音

オンライン面会で使用するパソコン、タブレットだけで簡単に録音や録画ができる機能が備わっています。オンライン面会できなかったご家族へ後から共有することができます。

2.プライバシーを守るバーチャル背景

オンライン面会でご自宅の背景をバーチャル背景にすることでプライバシー保護となり、安心して入居者様との面会をお楽しみいただけます。

3.スムーズな画面共有

おばあちゃんにひ孫の写真や動画データも見せたい。標準機能でコストや手間がかかりません。コミュニケーションを図るうえでも助けになります。

利用者家族様向けソリューション 「介護施設オンライン面会」

まとめ

いかがでしょうか。
オンライン面会する際に必要な情報をご紹介しました。
入居者様と利用者家族様にとっての満足度を上げる取り組みに際し、本記事が参考になりましたら幸いです。

最後までお読みくださって、ありがとうございました。

【施設内IT担当者必見!】ネットワーク・機器トラブル時に慌てないIT勘所教えます

施設内の寮母室、事務室内で「あれ?何に使う機器だろう」「いつから導入しているんだろう?」と思う機器ってありますよね?
歴代の事務長時代に導入している機器類、無線LANが構築できるかどうか分からないアクセスポイント、何の用途で使っているサーバーなのか分からない 等など。
本記事ではそんなときの便利な診断、切り分け方法、ネットワーク接続での注意するべきこと等、IT会社ならではの視点で介護施設内におけるIT機器等利用に際したお役立ち情報をお届けいたします。

施設内IT診断

IT機器にも寿命があります。また、サーバー、パソコン等のOS搭載機器にはメーカーが定めるサポート期間があります。ひと頃話題になりました、未だにマイクロソフト WindowsXPがバリバリの「現役」で使用されているというような笑えない・洒落にならない状況下でお使いになっているようです。

1.機器から異音・異臭

サーバー、パソコン機器を一度購入したら、永遠に利用できると誤解されるケースが増えています。セキュリティの問題以前に、経年劣化による部品からの異音に気付かずいつの間にか故障、ほこりを被ったまま利用することで火災につながるケースも見てきました。
いつもと違う金属音が聞こえる、焦げ臭いと感じたら、IT機器を疑ってみてください。

2.急にインターネットが繋がらない

「朝から使えていたインターネットが突然見えなくなってしまった」等の症状が出たときには、インターネットルーターの設定変更、老朽化、WindowsUpdate有無を疑ってください。
昨今のICTツールは、インターネット接続が必須となっており 「接続不可=業務停止」 の事態を避けるためにも、ネットワーク機器はしっかり管理してください。

3.Update、パターンファイル更新、ファームアップ等

上述通り、WindowsUpdateによるネットワーク接続不可といったこともありますが、各種ソフトウェアにはUpdateやウィルス対策ソフトのように日々のパターンファイル更新をしたり、機器によってはファームアップしたりすることで、継続利用に支障のないのはもちろんのこと、セキュリティを保つ意味でも重要な行為です。

トラブル

IT・ネットワーク障害時の切り分け方を教えて

1.電源はONになっていますか?ケーブル類の抜けはないですか?

土日を挟んだ月曜日の朝によく「あるある」です。
前日の施設内・居室内の大掃除や、机、什器移動時に、機器の電源を入れ忘れていませんか?電源、ネットワークケーブルが抜けていませんか?

2.インターネット接続可否、他のPCとの接続、プリンタへの出力は?

インターネット接続はできないけど、プリンタ印刷はできる等、LAN(内部:ローカルエリアネットワーク)とWAN(外部:ワイドエリアネットワーク)のどちらが良くてどちらが悪いのかを明確にしましょう。
上記の例で言えば、インターネット接続するルーター機器の問題であると推測できます。
パソコン-サーバー間はOK、パソコン-プリンタ間はOK、パソコンからインターネット接続はNGなど、内から外へ向けて接続がどこまで出来ているかを切り分けることができます。

3.業務システムが利用できない

インターネット接続はできて、GoogleやYahooで検索はできるのに、業務システム利用ができない場合には、システムベンダー側でのデータセンター等トラブルが考えられます。
業務システム上のポータルサイトで「障害連絡」通知を出すベンダーも多いため、そちらを確認いただくといいでしょう。

ネットワーク接続で気をつけるべきこと

1.自ネットワーク環境を知る

施設のセキュリティポリシーや、行政からの委託事業であった場合、インターネット接続を許可しないことが多々あります。
空きのハブポートに勝手に繋げてしまうことで、情報漏洩、コンプライアンス違反になってしまうこともあるので自ネットワーク環境を知ることは重要です。

2.パソコンのアドレスを知る

複数パソコン、サーバーが施設内に存在する場合、個々のアドレス管理は欠かせません。特にDHCP(ネットワークアドレスを動的に割り当て)ではなく、静的IPアドレスを割り当てる場合には、アドレス重複するとネットワーク接続ができないことになるため、アドレス管理は大事な要素です。

3.外部接続時のセキュリティ対策を知る

インターネット接続に際しては、ウィルス対策ソフトの設定はもちろんのこと、UTM(統合脅威管理(Unified Threat Management))を自ネットワークに設置することで、外部からの不正な接続や、内部からの接続時にフィルタリングをかけるといった、複合的なセキュリティ対策を施すことにより、管理・運用負荷の低減とネットワーク脅威管理の一元化に繋げることになります。
セキュリティ対策に際限はありませんが、何も手を施さずに、セキュリティ事故が発生した場合には、施設側の責任所在を問われることになります。

覚えておいて損はない?!便利なショートカットキー

パソコン操作でマウス操作では煩雑な管理も発生します。そんなときに覚えておくと便利なWindows10パソコンで使える、ショートカットキーをご案内いたします。

まとめ

いかがでしょうか。
本記事では、介護施設内IT担当者様向けにネットワーク環境、IT機器トラブル時に冷静に対処いただけるように 便利な機器診断、切り分け方法、ネットワーク接続での注意するべきことについてご紹介いたしました。
施設内IT担当者様は、ルーティンの介護業務をこなしながら、IT管理をされている方が大半かと思います。
本記事が少しでも皆様のご支援につながるものであることを願い、お役に立てれば幸いです。

最後までお読みくださって、ありがとうございました。

【今、働き方改革!】介護業界が大きく変わる

施設内の職種は多岐に渡ります。スタッフの資格や勤務区分も複雑になるため、勤怠管理・給与計算には膨大な時間と工程が必要です。
一方で、介護業界へのICT浸透が十分ではないことから、働くための環境の不整備・ワークライフバランスへの意識欠如など、旧態依然とした労働環境が多く見受けられます。
本記事では介護施設における働き方改革のためのお役立ち情報をお届けいたします。
介護施設で働く職員の方々、施設運営される経営層の皆様にご覧いただき、働き方改革への参考の一助になれば幸いです。

介護施設内の取り組みを紹介

介護記録ソフトや見守りシステム同様に、施設内労務管理のうえでもICT化は欠かせません。

1.勤怠打刻

出退勤時の光景はタイムカードと台帳記入という昔ながらの方法をとっている介護施設をよく見かけます。いまや、出勤退勤時の打刻データを基に、就業データへの連携、休暇、残業申請との連動がごく日常の風景に置き換わっています。
打刻方法も「パソコン」「スマホ」「ICカード」とあらゆる方法で打刻することができます。

2.申請・承認

申請承認サービスを利用すれば、職員様が申請した修正打刻を上長・グループ長が承認することができます。
今までの残業管理、残業申請について予実管理については、疎かになってしまっていたことも実情としてはあったと思います。働き方改革関連法が2019年4月に施行されて以降は、介護施設勤務においても避けて通れない管理となります。

3.シフト表・勤務表

紙で作成されたシフト表、EXCELで作成した勤務表。
有給申請、夜勤明け、職員相性、組み合わせ等 紙やEXCELでは、シフト表を作るだけでも時間がかかり過ぎ、せっかくできたシフト表もやり直しや手直しばかり。
それを解消するために、介護施設に特化した職員のシフト作成を手助けするソフトがあります。シフト表作りにかかっていた時間を省力化し有効に使いましょう。

施設内でできる働き方改革は?

働き方改革関連法が2019年4月に施行されました。
これにより介護現場への影響は?どのように関わってくるのか?特に気になるのは、介護職員の、残業時間や有休などの労働時間管理だと思います。
・予実管理
・残業、超勤事前申請
・有給休暇残管理今まで見逃されていた上記申請・管理について見直しを図ってみてはいかがでしょうか。

職員様向けソリューション

その働き方、社内通知は大丈夫?

厚生労働省は2021年7月9日、介護サービス事業所などで働く介護職員が2040年度に約280万人必要になるとの推計を公表しました。
2019年度実績から計算すると約69万人の介護職人材を増やさなければ、介護利用者需要に対応することができなくなるという試算になります。ただでさえ、人材流動性の高い業界において現状の働き手である介護職員を繋ぎとめるためには、常用労働者が得る労働環境・処遇を施設側が率先して取り組むことであると考えます。
介護職員に選ばれる施設運営により、新規採用者数増にも繋がる理念・使命を掲げることが重要です。

労務管理 3つのポイント

一般的に労務管理における課題として3つが挙げられます。施設での労務管理に照らし一つずつ見ていきましょう。・雇用形態の多様化
介護施設においては、職種の違う資格区分、勤務区分もあるためある意味で「多様化」しており、さらに今後は海外からの労働力による文化・人種の多様化にも対応していく必要があります。・労働時間の管理
これも介護施設特有の早勤、遅勤、夜勤といった労働時間を管理し、残業管理、有給休暇管理を徹底していくことが必要です。・テレワークへの対応
コロナ禍でのテレワーク、在宅勤務需要が高まる中、介護業界においては、テレワークをしづらい(というよりできない)傾向にあると思います。
とはいえ、今後は介護業務従事においてもテレワーク導入を迫られることがありそうです。そのときになって慌てないための準備・計画はしておいたほうが良いかもしれません。

お問い合わせ

まとめ

いかがでしょうか。
本記事では、介護施設内における働き方の変革、施設内でどのように生産性を向上させることができるのかをご紹介しました。
施設の「働き方改革」はそれぞれ違いますが、明日からすぐにできる取り組み、計画性を持って取り組むことについてお伝えしました。
本記事が、業界を変える第一歩、半歩になれば幸いです。

最後までお読みくださって、ありがとうございました。

【介護職員必見】今さら聞けない!施設系介護ソフトの選び方とは?

今お使いの介護ソフトよりもっと施設内の業務効率が良くならないかと思いませんか?
新たに介護ソフトを導入したいんだけど、選び方はこだわりたいし、よいソフトを選びたいと思いませんか?
本記事では施設系介護ソフトのお役立ち情報をご説明しています。
これから介護ソフトの乗り換え・導入をお考えの介護施設職員の方々にご覧いただき、参考の一助になれば幸いです。

他の施設ではどんな介護ソフトが選ばれているんだろう?

介護ソフトについては際限ないと言っても過言ではなく情報が溢れ返っています。情報収集するにも介護ソフトがたくさんありすぎて…とお困りの場合は、施設系介護ソフトといえば必ず名前が出されるシェアの高いメーカー製品情報を仕入れてみてはいかがでしょうか?

1.ワイズマン

介護ソフト業界では後述のNDソフトウェアと並ぶ両雄の一つです。
介護保険制度が始まる以前より措置費時代のシステム構築で定評があり、特に介護老人保健施設(老健)でのシェアは群を抜いています。(老健シェア6割!)
クラウド型システム(IDC)でも先行して市場に製品投入をしており、堅固なデータセンターでお客様のデータを安全に守ることができます。強みを集約すると以下になります。

株式会社ワイズマン 介護老人保健施設向け介護ソフト

2.NDソフトウェア

シェア率では常にワイズマンと鍔迫り合いをしているメーカーです。
おりしも上位2社は山形県、岩手県(ワイズマン)と東北に居を置くところも似通った両雄です。
昨今では特別養護老人ホーム(特養)における操作性のシンプルさが優位となりに他社競合案件においても採用されることが多いようです。
導入数は、47,600事業所※を超え、圧倒的なシェアを誇ります。(※介護福祉事業所数、その他、障がい者福祉事業所10,700事業所へ導入実績)
また、自社内での連携ソフト、連携デバイスが充実しているため介護業務全般に長けた介護ソフトメーカーです。強みとしては以下になります。

NDソフトウェア 介護老人福祉施設

3.ケアコネクトジャパン

旧社名 富士データ、旧製品名称 ちょうじゅ として介護業界ではお馴染みのメーカーです。
ワイズマン、NDソフトウェアが介護請求を主たる機能と据えているのに対し、介護記録を充実させたことで、各種スマートデバイスとの連携をスムーズにし、若い介護職員の方々には「ウケ」の良い製品です。
また、マーケティング戦略が上手く、魅せる方法は介護業界内でも際立っています。

ケアコネクトジャパン

4.富士通 HOPE LifeMark-WINCARE

国内電機メーカーの雄「富士通株式会社」。医療向け電子カルテのシェアが高いため、大規模医療機関併設の介護施設への導入が多い。

HOPE LifeMark-WINCARE

施設業務を簡素化させるポイント 4選

1.施設業務全体の細かな把握をしているかどうか。

法改正対応、サポート体制はもちろんですが、施設業務全体を把握しているかどうかが簡素化できるか否かの最大のポイントではないでしょうか。
介護請求のこと、介護記録のこと、これだけでは施設業務のほんの一部業務です。施設業務全てが効率良くなることが最終的なゴールです。そのため基幹業務や資金繰り、各種契約方法を相談できる相談相手が必要です。

COMRES お問い合わせ

2.環境回りの導入支援は受けられるかどうか。

業務運用するためのインフラ環境は揃っていますか。昨今の介護業界はICT化の波が押し寄せています。
介護ソフトを扱う代理店、販売店の体制はどうかということにも目を見張る必要があります。特に介護ソフトが稼働するパソコン等のOA機器手配やネットワーク構築、インターネット接続までの手順については介護ソフトメーカーよりも代理店等に相談いただく方がスムーズに事を運べます。

COMRES お問い合わせ

3.法改正、バージョンアップ費用込みの対応をしているかどうか。

介護ソフトは選んで終わりません、導入してからの運用面、予算面で重要視されます。
介護保険はご承知の通り、3年毎の見直しにより法改正対応を実施しています。その度に法改正対応費用がかかったり、バージョンアップ費用がかかったりしては、落ち着いて施設運営が図れません。
大体の介護ソフトは5年毎に見直しをすることは必要ですがその間に発生する法改正対応、バージョンアップ対応を5年間の費用内で賄っている製品かどうかを見極めることで、余計な予算計上をしなくて済みます。
製品ページリンク

ワイズマン
NDソフトウェア

4.サポート体制が充実しているかどうか。

法改正、バージョンアップ対応はとりわけ大事ですが、日々の操作不明点を解消したい、月次処理や請求処理で間違えては大変だとご心配が尽きません。
そんな時にもサポート受付コールセンターや、介護ソフト上でのQAオンライン対応、障害時のサポート体制がしっかりしていることが安心感につながります。

まとめ

いかがでしょうか。
本記事では、最適な施設系介護ソフトとはなにか?施設の中でどのように使うことができるのかをご紹介しました。施設それぞれにあった介護ソフトを選ぶ際には、現場での使用しやすいことや、操作性が一番ですが、施設内全ての業務や、導入後のサポート体制についてもお考えいただくことも必要であるとご理解いただけたかと思います。
介護ソフト選びで今より業務を効率よく行うことが出来ることを願い、本記事が、介護ソフト選びの参考になりましたら幸いです。

最後までお読みくださって、ありがとうございました。

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